Stampa dei registri contabili

Studio Carli, 24/02/2022

Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:

• in modalità cartacea;
• in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).

I registri contabili (detti anche libri contabili) previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono costituiti principalmente dal libro giornale, dal libro inventari, dal registro dei beni ammortizzabili e dai registri previsti dalla normativa Iva.
Il termine per la stampa fiscale dei registri contabili obbligatori dell’esercizio 2020 è stabilito entro tre mesi successivi al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi e, quindi, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, entro il 28 febbraio 2022.

La stampa “cartacea” dei registri contabili
A seguito delle novità introdotte dal D.L. 34/2019 si modifica l’obbligo di stampa dei libri contabili per i soggetti che hanno scelto la modalità cartacea. Più precisamente, affinché i registri contabili dell’esercizio 2020 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l’immediata stampa cartacea qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori). È in ogni caso necessario apporre sul file prodotto un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) in data antecedente o uguale al 30 novembre 2021.
Questa opportunità, si applica anche al registro dei beni ammortizzabili, tuttavia con particolare riferimento a esso si rammenta che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2020, entro il 30 novembre 2021.
In ogni caso nella stampa dei libri cartacei si deve tener conto che se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo.

Le disposizioni recate dal D.L. 34/2019 non sono state accompagnate da un medesimo intervento in tema di imposta di bollo. Secondo le indicazioni fornite dall’istituto di ricerca del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti (documento di ricerca del 17 gennaio 2020), si può sostenere che possano verificarsi, in merito agli obblighi di imposta di bollo, due ipotesi di seguito espresse in forma schematica.

L’archiviazione sostitutiva dei registri contabili
Nella conservazione informatica è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità e integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per l’esercizio 2020, entro il 28 febbraio 2022).

Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei:

L'ammontare annuo dell'imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell'anno. La risoluzione n. 161/E/2007 ha chiarito
che per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

In vigore le nuove regole tecniche Agid.
Entro il 28.02.2022 dovranno essere completate le procedure di conservazione elettronica dei documenti informatici prodotti e ricevuti nel corso del 2020 dai soggetti con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare. Si tratta del primo adempimento da realizzare sulla base delle linee guida Agid, pienamente operative e da applicare in via esclusiva dal 1.01.2022 in sostituzione delle precedenti regole tecniche.

Il termine coincide con il 3° mese successivo a quello di scadenza della presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento: esempio: per i contribuenti solari, le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso del 2020 sono confluite nella dichiarazione reddituale presentata entro il 30.11.2021 con scadenza a febbraio 2022 per completarne il processo di conservazione.

La conservazione a norma non consiste nella semplice tenuta in un archivio elettronico dei documenti su server aziendali ma è di solito gestita da server specifici che assicurano, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, il mantenimento nel tempo di oggetti digitali, contenenti informazionirilevanti e vincolanti per le parti, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie in grado di assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti.

Le linee guida Agid hanno introdotto la nomina di un soggetto incaricato di rivestire il ruolo di responsabile della conservazione, interno o esterno al titolare del documento stesso, ma comunque diverso rispetto al fornitore (server) del servizio stesso, il quale assume su di sé una responsabilità giuridica generale che va esercitata attraverso il monitoraggio e il controllo dell'operato del server.
Diventa obbligatoria la redazione e l’aggiornamento del manuale della conservazione, di esclusiva competenza del responsabile, descrivendo gli oggetti inviati al sistema e i relativi metadati, cioè le parole chiave funzionali alla loro ricerca.