Dematerializzazione sempre possibile nel rispetto delle caratteristiche imposte dalla norma tributaria

Studio Carli, 05/07/2024

Con la risposta a interpello n. 142 del 24 giugno 2024, l’Agenzia delle entrate ha ricordato che in materia di corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione, l’Agenzia delle entrate precisa che ogni documento informatico che contenga la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità.

Nella risposta, l’Agenzia delle entrate evidenzia che vanno in ogni caso rispettati tutti gli ulteriori requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi.

Più precisamente secondo l’Amministrazione finanziaria, laddove siano presenti tutti gli accorgimenti necessari alla corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli digitali con conseguente dematerializzazione degli stessi.

Le caratteristiche fondamentali e imprescindibili dei documenti informatici prodotti devono tuttavia essere le seguenti: immodificabilità, integrità, autenticità.

 Ne deriva che qualunque documento informatico al quale l’azienda intenda dare rilevanza fiscale, come il caso rappresentato dall’istante che riguardava le note spese dei dipendenti, deve possedere le caratteristiche su elencate in mancanza delle quali il documento non potrà considerarsi atto alla rilevanza tributaria.

Si evidenzia anche che una volta rispettate le indicazioni di cui sora sarà possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei dopo la conservazione elettronica.

Approfondimenti e chiarimenti

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